Empresas y Administraciones Públicas tendrán que implantar un canal de denuncias

por | octubre 2, 2022

«Es necesario que las entidades –tanto empresas como Administraciones Públicas– se planteen desde hoy mismo cómo les va a afectar la futura Ley de Alertadores de Corrupción, la transposición de la Directiva ‘Whistleblowing’. Las que ya tienen implantado el canal de denuncias tendrán que adaptarse a bastantes nuevos requerimientos. Las que aún no lo tienen porque deberían empezar ya a implantarlo y crear los procedimientos adecuados en su organización».

Así lo afirmó Carlos A. Sáiz, presidente de CUMPLEN y socio director del Ecix Group, en el marco de un webinaro organizado por su asociación, en el que tomaron parte Eduardo Navarro, vicepresidente de CUMPLEN, y consejero ejecutivo de Becompliance, María Jesús Figueiras, directora de procesos y «Compliance» en Lefebvre y Eduard Domingo, socio de CUMPLEN y director gerente de Segurdades. El seminario se centró en la problemática de los canales de denuncia.

Los cuatro coincidieron en el hecho de que esta nueva normativa otorga más responsabilidades al reponsable del cumplimiento normativo («Compliance Officer») que podría ser una de las personas de la entidad u empresa que gestionara dichos canales de denuncia.

En su intervención Carlos Sáiz, explicó la esencia de este proyecto de ley que supone la transposición de la Directiva Whistleblowing de protección al denunciante, trasposición que se hace con casi un año de retraso.

En su opinión, “los profesionales de ‘Compliance’ debemos promover que esta norma se implante de manera real y efectiva en empresas privadas y organismos públicos, impulsando un cambio cultural que a su vez implica un cambio en procesos, personas y tecnología”

La implementación de estos canales de denuncia, también llamados canales éticos, supone hacer un ejercicio de revisión en las empresas de forma integral, “hay que revisar toda la herramienta del ‘Compliance’, valorar los recursos que tenemos y si realmente es o no necesario la externalización de la gestión de dichos canales”

Otra cuestión importante, y directamente relacionada, «es la necesidad de revisar toda la política de protección de datos y saber si hay nombrado un delegado de Protección de Datos (DPO) como exige la norma en dicha organización”.

Sobre los cambios que se observan en el proyecto de Ley, Sáiz indicó «que se incluye como infracción muy grave no disponer o implantar el canal de denuncias. Esta situación se tipifica como una sanción muy grave. También se amplía el concepto de represalia a conceptos como la falta de formación que no reciba el denunciante o el trato discriminatorio que reciba esa persona “.

Para el presidente de CUMPLEN puede generarse cierta confusión en los alertadores en cuanto a utilizar el canal interno de una empresa o el externo de la Autoridad de Control. Parece que tendría sentido promover el uso prioritario de los canales internos de entidades públicas y privadas.

Pantallazo del cartel del webinario del que trata la información.

Aspectos prácticos de los canales de denuncia

Por su parte Eduardo Navarro habló de las claves prácticas para la implementación de esos canales de denuncia.

Este experto recordó que CUMPLEN ha homologado un curso de gestor de canal de denuncias en la Escuela de Práctica Jurídica de la Universidad Complutense donde se indica que el objetivo de un canal de denuncias y un proceso es generar confianza dentro de la organización en todos los niveles de la empresa.

En la implementación en bastantes clientes «vemos como inicialmente el alcance del canal lo tienen pensado para un catálogo de hechos inferior al mínimo que recoge el actual proyecto de ley».

«Muchas organizaciones nos llaman por el canal de denuncias pero lo principal no es la herramienta, sino que el proceso, sus garantías, el cumplimiento de todas leyes relacionadas y que sea eficiente», cuenta Navarro

Este experto recuerda que la «ley refleja que un buen responsable del canal podría ser el responsable de cumplimiento normativo, en caso de que exista, aunque el trabajo debe hacerse desde el interior de la organización para aprovechar las sinergias con iniciativas que ya existen y funcionan además de respetar los procesos de todos los departamentos y que ya existen, son conocidos y funcionan» .

Así recordó que por ejemplo «muchas organizaciones nos llaman por el canal de denuncias pero lo principal no es la herramienta, sino que el proceso, sus garantías, el cumplimiento de todas leyes relacionadas y que sea eficiente».

Otra cuestión que indicó es que éste, es un proceso en el que podrían participan Recursos Humanos, asesoría jurídica o auditoría para poder gestionarlo bien aún teniendo la información segmentada.

Por ese motivo esos profesionales deben contar una formación, en derechos fundamentales, protección de datos, laborales y más materias. Se trata de saber de gestionar bien todo el proceso desde la recepción hasta la resolución de la denuncia, la propia gestión de la prueba y sus evidencias.

Navarro cree que es importante definir una denominación para el canal de denuncias. Se trata de que el potencial informante localice de forma rápida y fácil donde puede comunicar la información que quiere transmitir. Se habla así de canal ético, canal denuncia o whistleblowing, entre otros nombres.

Al mismo tiempo recordó que “la ISO 37002 recoge una serie de indicadores para conocer bien el proceso del canal y ver realmente como está funcionando.  Es bueno hacer encuestas de calidad para saber realmente que impresión tienen del uso del canal. Todo esto refuerza la confianza del uso de estos canales internos de denuncia”.

Uso práctico de un canal de denuncias

En su intervención Chus Figueiras explicó el funcionamiento del canal de denuncias de Lefebvre que se revisa de forma periódica. Desde el principio han buscado contar con un canal de denuncias seguro y confidencial que tuviera la visibilidad y accesibilidad necesaria para que funcione de forma regular.

“Se trata de que la gestión no sea complicada ni para quien lo utiliza ni para los potenciales denunciantes que pueden utilizarlo”, apuntó.

Figueiras recordó que formaron un equipo en la propia editorial jurídica, con personal interno y externo, «así le da más independencia al servicio. Se trata de trabajar sin suspicacias, así han contratado un despacho que les ayuda en la gestión. En este contexto, el uso de la tecnología es clave para la gestión de estos canales. Ahí se utiliza la propia herramienta de Lefevbre en cuanto a la gestión de dichas denuncias”

Esta entidad dispone de un Comité Ético al que se incorporan otros organismos sobre el protocolo del funcionamiento resalta cuales son los hechos no denunciables mediante ese canal. “Un ejemplo sencillo no es para utilizar un duplicado de la factura. La empresa tiene un área que da respuesta al ejercicio de derechos de protección de datos”, señaló.

También explicó el proceso que hay de gestión de la denuncia, hay una fase de análisis donde se ve si hay contenido para seguir, se puede archivar y si no se pasa a la fase de investigación. Para eso se crea un equipo. En cuanto a la fase de resolución se trata de contestar en tiempo y forma al alertador y denunciante.

Utilizar un único canal

Eduard Domingo, explicó su experiencia en esta práctica. Recuerda que el despacho se ha especializado en temas de «Compliance» y en la implantación de canales de denuncia. Para este experto el llamado canal ético debe ser gestionado por alguien externo, independiente y sin intereses de ningún tipo.

“El inconveniente de llevarlo desde fuera es que es complicado conocer por dentro lo que es una entidad y sus procesos”, explicó.

Para este jurista “esta independencia es clave para que funciona un canal de denuncias. Sobre el uso del canal le preocupa que no haya denuncias. Debe ser preocupante, a veces es porque esconden situaciones y el canal de denuncias es cosmético o porque no se ha logrado comunicar correctamente la existencia de este canal”.

Y añadió: «Una entidad debe tener un solo canal ético. Hay que centralizarlo y debe ser fácilmente accesible. Este experto recuerda que en la administración local existe la sede electrónica en muchas corporaciones, el funcionamiento debería ser parecido para que realmente funcione bien”.

Hay que registrar todas las denuncias aunque se archiven muchas de ellas «eso significa que la empresa es proactiva. Además lo que hoy es banal y no tener importancia mañana puede ser un problema real con el paso del tiempo”.

En cuanto a la tipología de denuncia, recordó que ha atendido a aquellas que tienen que ver con riesgos penales, también incluso otras que no sean constitutivas de delito.

En función del sector este experto señala que hay denuncias diferentes, así hablo de un grupo de concesionarios de automoción que tiende al monopolio, hay denuncias de acoso; por parte de clientes puede haber estafa porque el coche no funciona, blanqueo de capitales también puede generar denuncias.

“Los hechos son calificados por un tercero no lo hace el alertador. Lo tiene que hacer el ‘Compliance Officer’ que recibe la denuncia», subrayó.-

Por último, recordó que con motivo de la concesión de Fondos Europeos Next Generation, muchas de estas entidades habían sido obligadas a establecer planes antifraude “donde uno de los elementos claves es la implementación de los canales de denuncia. Están abiertos a los ciudadanos para que puedan denunciar cualquier problemática que surja”.

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